Por que você deveria ter um e-mail corporativo

com o nome da sua empresa?

Uma conta de e-mail profissional nada mais é do que um e-mail com o domínio (nome) da empresa em seu endereço, como, por exemplo: nome@nomedaempresa.com.br ao invés de nome@gmail.com. 

Ter um e-mail corporativo, além de ser algo muito útil para a organização no ambiente de trabalho, também é um recurso muito importante para ajudar a transmitir maior profissionalismo, e credibilidade para uma marca profissional.

Nos endereços de e-mail pessoais, usamos sistemas autoexplicativos e gratuitos como o Gmail e o Outlook, por exemplo. No entanto, para os e-mails com nome da empresa é necessário a contratação de um provedor de e-mail específico que deve estar vinculado ao domínio do site do negócio para ser utilizado.

Todavia, fique tranquilo! Neste artigo, vamos te explicar exatamente como e por que fazer um e-mail profissional para a sua empresa. Continue a leitura.

Por que fazer um e-mail corporativo? Conheça as vantagens

Existem diversas razões para você implementar e-mail profissional na sua empresa o quanto antes. As vantagens vão de credibilidade à segurança, passando por diferentes pontos de benefício.

1 – Organização e centralização de documentos

Em primeiro lugar, deve-se destacar a importância da organização dos dados da empresa quando se trabalha com e-mail comercial. 

Através dele, é possível garantir a todos os funcionários um endereço padrão com @onomedaempresa.com.br, de forma que seja possível identificá-los como um representante oficial do negócio no remetente dos envios.

Outro ponto, é que na organização dos documentos dispostos na nuvem, os arquivos sejam sempre endereçados de forma correta, para saber quem foi o responsável pela criação e modificação de cada material. 

Além disso, ter um e-mail profissional, permite também padronizar as listas de convites para reuniões virtuais e disparos de e-mails internos

2 – Proteção da empresa

Com os provedores de e-mail profissional, a empresa contratante pode sempre acessar todos os dados relacionados aos e-mails criados. Inclusive, muitos deles permitem o acesso remoto dos endereços cadastrados. Dessa forma, pode-se ter um controle não apenas de segurança interna e externa, mas também de dados.

Além disso, quando um funcionário é desligado da empresa, todos os dados relacionados ao seu e-mail e documentos ficam armazenados na nuvem através deste mesmo e-mail. Ou seja, ficam de posse da empresa, que pode manejar as informações da forma como precisar.

Assim, a empresa não fica sujeita a atitudes de má-fé por um funcionário que é desligado.

3 -Credibilidade e confiança no negócio

Outra vantagem muito importante é a credibilidade que um e-mail corporativo transmite.

Pense com a gente, se você faz uma compra na internet e recebe um e-mail transacional (de confirmação de compra ou entrega) e o endereço é fulano@gmail.com. Logo de cara, você sentirá menos confiança na marca por não saber se é realmente uma empresa verdadeira.

Com isso, usar uma conta pessoal para tratar de assuntos profissionais com clientes e fornecedores, transmite uma imagem amadora e desleixada para quem vê de fora.

Por fim, quando enviamos um e-mail com endereço pessoal para fins comerciais, a chance de ele não ser aberto é ainda maior. Isso ocorre porque o destinatário pode ignorar a mensagem por medo de golpes ou spam.

4 –  Estratégia de e-mail marketing

Ter um domínio de e-mail personalizado é um passo fundamental para uma estratégia de e-mail marketing eficiente, sendo isso, essencial para qualquer tamanho de negócio. 

No caso de campanhas de e-mail marketing, os benefícios do e-mail profissional são ainda maiores, veja alguns deles:

• Reforça a identidade da marca;
• Diminui as chances de cair na caixa de Spam;
• Domínios possuem reputação e fazer bom uso do seu no e-mail marketing garante melhor desempenho das suas campanhas;
• Muitas plataformas de CRM não aceitam e-mail pessoal;
• É facilmente identificado pelos seus clientes e fornecedores.

5 – Segurança e controle de dados

Além do que já falamos, os serviços de hospedagem de e-mail também auxiliam na segurança e controle de dados, ao passo que permitem acesso a históricos e backup’s de mensagens que ficam armazenados no servidor. 

Dessa forma, você tem mais segurança com a garantia de que nenhuma informação se perde da empresa. 

O e-mail profissional é uma forma de garantir que o “cérebro” da sua empresa (documentos centrais) não se percam independente do responsável por sua criação.

Além disso, é possível identificar anomalias que infrinjam as normas de compliance da empresa, permitindo corrigir rapidamente sem que isso cause grandes impactos para o empreendimento.

6 Armazenamento robusto

Já pensou em deixar de receber um e-mail porque sua caixa de entrada estava lotada? No ambiente de trabalho, esse tipo de situação pode causar uma baita dor de cabeça, concorda?

Esse também não é um problema para quem trabalha com e-mail comercial, visto que os planos para e-mail corporativo costumam oferecer uma grande quantidade de gigabytes de memória de armazenamento.

Como criar um e-mail profissional?

Agora que você já sabe quais as principais razões para não usar um e-mail pessoal na sua empresa e sim um profissional, veja como fazer isso:

1 – Domínio

A primeira coisa que você precisa fazer é ter um domínio, isto é, um endereço da marca na internet. O domínio é o mesmo nome que você digita para acessar o site.

Sem o domínio, não é possível criar os e-mails profissionais por serem diretamente vinculados da seguinte maneira: “contato@nomedodomínio.com.br”. 

Vale ressaltar ainda, que existem diferentes “sufixos” para o endereço do domínio, como, por exemplo: “.com.br “.net”, “.adv.br”, “.co”, “.site” e por aí vai…

2 – Provedor de e-mail

Em seguida, você deverá contratar o provedor de e-mail corporativo propriamente dito. O mercado está repleto de opções e a pesquisa é válida para encontrar a opção que melhor se adequar as necessidades do seu negócio.

Em geral, os principais pontos da empresa que você precisa considerar antes de contratar um provedor de e-mails são:  

• Quantos endereços de e-mail serão criados? 
• Será necessário ter funcionalidades específicas para CRM? 
• De quanto espaço de armazenamento cada e-mail vai precisar?
• É necessário que tenha o provedor tenha APIs de integração para que você possa integrar com outras plataformas? 
• Qual o custo disponível para esse investimento?

Levante essas questões na hora de fazer sua pesquisa, mas saiba que as opções são diversas, até mesmo o Google conta com uma opção de e-mails comerciais e armazenamento na nuvem em grande escala.

3 – Criação dos endereços de e-mail

Depois de contratar o provedor, basta integrar com o seu domínio e criar os endereços de e-mail que sua empresa precisa. Nesse mesmo ambiente, você ou o responsável de TI da sua empresa, poderão manejar o uso da ferramenta com tranquilidade.

Dicas BÔNUS: Qual nome colocar no e-mail profissional?

Para finalizar, aqui vai uma sugestão para você nomear e padronizar os e-mails corporativos da sua empresa. Mas antes, não esqueça, é importante que o nome seja curto e simples, objetivo e autoexplicativo. Veja alguns exemplos:

• departamento@empresa.com.br
• contato@empresa.com.br
• comercial@empresa.com.br
• nome@empresa.com.br
• nomesobrenome@empresa.com.br

No caso de plataformas de CRM e/ou e-mail marketing, é interessante considerar utilizar um e-mail que seja “nome@empresa.com.br” para que o usuário se sinta seguro em saber com quem está falando. E, além disso, porque o nome/sobrenome no endereço de e-mail aumentam suas chances de não cair em SPAM.

Usar o nome na estratégia de e-mail marketing auxilia na aproximação da relação com o cliente. Entretanto, é claro, que isso depende do nível de formalidade da comunicação de cada negócio.

Algumas empresas gostam de personalizar o endereço de e-mail conforme a identidade de comunicação da marca, usando “oi@empresa.com.br” ao invés de “contato@empresa.com.br”, por exemplo. Portanto, não deixe de considerar a estrutura de comunicação da sua marca na hora de criar os endereços.

Se você precisa de ajuda para contratar e gerenciar seu endereços de e-mail profissional, entre em contato com a equipe da AMarketing.